Een succesvolle zakelijke mediation in de vastgoedsector vereist zorgvuldige planning, betrokkenheid van alle partijen en de juiste omgeving voor open communicatie en onderhandeling. Hier zijn enkele belangrijke voorwaarden die bijdragen aan een succesvolle mediation of bemiddeling.
- Vrijwillige deelname: Mediation moet op vrijwillige basis plaatsvinden, wat betekent dat alle betrokken partijen akkoord moeten gaan om deel te nemen en het ook moeten willen.
- Neutrale mediator: Een neutrale en onpartijdige mediator is essentieel. De mediator moet geen persoonlijk belang hebben bij de uitkomst van de mediation en moet in staat zijn om alle partijen op een eerlijke en evenwichtige manier te begeleiden.
- Ter zake kundige mediator: processen in vastgoed en gebiedsontwikkeling, en de bijbehorende contracten, zijn vaak complex. De mediator moet daarom niet alleen ‘van het proces zijn’, maar ook begrijpen waar de aard van een geschil vandaan komt en hoe de verschillende soorten partijen (beleggers, ontwikkelaars, overheden, huurders, bouwers) denken en tot hun keuzes komen.
- Vertrouwelijkheid: Mediation is gebaseerd op open communicatie en op het kunnen vertrouwen in het proces. Alle informatie die tijdens de mediation wordt gedeeld, moet vertrouwelijk worden behandeld en mag niet worden gebruikt in latere juridische procedures (tenzij alle partijen daar uitdrukkelijk andere afspraken over maken).
- Actieve betrokkenheid: Succesvolle mediation vereist actieve betrokkenheid van alle partijen. Dit betekent dat ze bereid moeten zijn om hun standpunten, belangen en zorgen openlijk te delen en actief deel te nemen aan onderhandelingen om tot een oplossing te komen.
- Open communicatie: Een open en respectvolle communicatie is de sleutel tot succesvolle mediation. Als partijen echt naar elkaar luisteren, vragen stellen en proberen elkaars perspectieven te begrijpen, dan leidt dat tot een gezamenlijk begrip van het probleem en helpt bij het vinden van oplossingen.
- Focus op belangen: In plaats van hun standpunten moeten partijen hun werkelijke belangen Dit vereist eerlijk zelfonderzoek en een bereidheid om te begrijpen waarom bepaalde eisen of standpunten door de wederpartij naar voren worden gebracht (wat ligt er onder?). Een focus op belangen stelt partijen in staat om gezamenlijk oplossingen te creëren die aan ieders behoeften voldoen.
- Flexibiliteit: Mediation kan creatieve oplossingen brengen die buiten het bereik van een gerechtelijke beslissing vallen. Partijen moeten daartoe bereid zijn om flexibel te zijn en alternatieve oplossingen te verkennen die ogenschijnlijk niet op tafel liggen.
- Goede voorbereiding: Voordat de mediation begint, moeten alle partijen zich goed voorbereiden. Dit omvat het verzamelen van relevante informatie, het identificeren van belangrijke kwesties en het nadenken over mogelijke oplossingen. Een goed voorbereide partij kan effectiever bijdragen aan het mediationproces.
- Geduld: Mediation kan enige tijd vergen, vooral als de geschillen complex zijn. Geduld is essentieel, aangezien het proces wellicht meerdere sessies kan omvatten voordat een definitieve overeenkomst wordt bereikt.
- Bereidheid tot compromis: Mediation draait om het vinden van een oplossing die voor alle partijen aanvaardbaar is. Dit vereist een bereidheid van alle partijen om compromissen te sluiten en een gemeenschappelijke basis te vinden.
Door rekening te houden met deze voorwaarden en de principes van mediation te omarmen, kunnen partijen in de vastgoedsector geschillen op een constructieve en efficiënte manier oplossen, waarmee de voordelen van deze aanpak daadwerkelijk kunnen worden benut.